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INTRODUCTION

Le rendez-vous, qu’il soit personnel ou professionnel, est une chose très simple mais qui peut vite devenir un cauchemar une fois sur le terrain.
Exemples :

• adresse pas claire (ou pas lisible), voir carrément erronée,
• oublie du nom du correspondant (oui cela peut arriver),
• perte du numéro de téléphone,
• confusion dans la date ou l’heure, voir les deux en même temps,
• pas de solution de rechange en cas de problème de transport (grève, incidents divers, etc.).

Pour pallier ces petits aléas de la vie quotidienne, nous vous proposons à l’aide de cartes à vivre (1), de réaliser des modèles réutilisables qui, nous le souhaitons, vous seront d’une très grande aide le moment venu.

LE CONTEXTE DE LA CARTE

Le contexte d’une carte mentale est défini par une image de fond ou d’arrière plan. Dans le cas qui nous occupe il s’agira d’une image du lieu du RDV récupérée sur internet via, par exemple, « Google Maps » ou « Mappy » (2).

Pour bien visualiser le lieu, l’image sera positionnée au centre de la carte (3). Une transparence d’image à 50% est largement suffisante pour respecter l’équilibre entre l’image et les mots-clefs, et conserver ainsi l’impression d’une carte mentale.

Le passage par un logiciel de retouche d’images est simple mais indispensable si l’on ne veut pas se retrouver à gérer des fichiers trop importants.

LES PRINCIPAUX MOTS-CLES

Ils sont peu nombreux et se réduisent aux items suivants :

• comment ? : (par quel moyen se rendre au RDV ?) train, bus, RER, métro. En fonction de l’importance du RDV, il peut être sage de prévoir une solution de rechange,
• quand ? : la date et l’heure devraient suffire
• où ? : le lieu du RDV peut être enrichi par les coordonnées de la personne à rencontrer,
• pourquoi ? : cet item s’applique surtout aux RDV professionnels. Il aborde deux questions Qui ? et Quoi ? On pourra aussi l’utiliser pour y attacher des commentaires propres au contexte ou à une liste de choses à aborder ou à rappeler.Du fait de leur récurrence, ces mots-clés peuvent constituer les éléments de base (libellés + icones) d’un modèle de carte de RDV.

(1) La carte mentale du RDV peut tout aussi bien être une carte à vivre (mémo) qu’une carte à communiquer
(2) La liste n’est pas limitative
(3) Sous « Google Maps » une flèche indique l’endroit

Exemple de RDV sous forme de carte mentale :

La liste des items n’est pas limitative, elle peut être enrichie d’une liste d’informations ou de recommandations telles que :

• les habitudes alimentaires du contact,
• la situation familiale,
• les origines,
• les points sensibles du RDV à ne pas évoquer
• etc.

A dessein de toujours respecter la lisibilité de la carte, nous suggérons de mettre les informations/recommandations dans un « mot-clé flottant » positionné sur l’un des cotés.Sous réserve que toutes les informations soient réunies, ce qui est toujours le plus long, la réalisation proprement dite de la carte ne prend que quelques dizaines de minutes. Elle s’achèvera par un export d’un fichier au format PDF.
La démarche est peu chronophage par rapport aux énormes avantages constatés sur le terrain.

RESPONSABLITE ET MISE A JOUR DE LA CARTE

A titre personnel les problèmes de réalisations et de mises à jour ne se posent pas. Cependant dans un contexte professionnel nous suggérons que la démarche incombe à un secrétariat ou à un(e) assistant(e) qui pourrait centraliser les demandes.

CONCLUSION

Réunir toutes les informations d’un RDV sur une seule page nous a rendu service plus d’une fois. Cependant nous suggérons de partir avec 2 exemplaires car la perte inopinée de votre carte mentale (coup de vent, tâches de café, etc.) peut réduire à néant une très bonne initiative.
Par ailleurs, à l’heure de la diffusion des récepteurs GPS, nous pensons que la réalisation de modèles de cartes mentales de RDV est un excellent complément.

Article complet au format PDF

This entry was posted on dimanche, février 3rd, 2008 at 19 h 53 min and is filed under Carte à vivre. You can follow any responses to this entry through the RSS 2.0 feed. You can leave a response, or trackback from your own site.