INTRODUCTION
Et vous que faites-vous dans la vie ? Cette question résonne comme un leitmotiv lors de nouvelles rencontres. Mais pas seulement !, car nos proches sont souvent peu au fait des détails de notre vie professionnelle. En général les choses se compliquent dès quil sagit dexpliquer de manière simple ce que nous faisons et dans quel environnement. Pour pallier ce problème nous vous proposons, à laide dune carte à communiquer (1), de présenter lactivité de votre unité (Service ou département) de manière originale.
LA CARTE MENTALE DE VOTRE UNITE
Les items suivants peuvent constituer un bon début :
le contexte : Lenvironnement de lunité (Lorganisation, le rattachement, etc.)
lhistoire : Quelle est son histoire ? Y-a-t-il des anecdotes ?
les missions : Quels sont les missions qui lui sont affectées ? (On pourrait aussi parler de catalogue de services).
lorganisation : Quels sont les membres de léquipe ? Quelles sont ses contraintes ?
lenvironnement technique : Dans le cas dune unité informatique il est toujours intéressant de rappeler les logiciels utilisés (Les éditeurs, les versions, etc.)
les valeurs : Quelles sont les valeurs de lunité qui participent à la culture de lentreprise ? On est toujours un peu surpris des réponses quand on pose la question à ses collègues.
les clients : Quels sont les clients de votre unité ? (Clients intérieurs et fournisseurs)
la qualité : Comment la qualité est-elle mesurée ? Suivant quels critères ? Quelle fréquence ?
Exemple de carte mentale dune unité (Service/Département) :
Bien-entendu la liste nest pas exhaustive. A dessein dêtre véritablement percutant, nous suggérons quune photo de léquipe (2), figure en arrière plan. Pour parfaire le résultat on ajustera le paramètre de transparence. Le résultat est garanti en terme de communication.
LE PUBLIC VISE
Mais à qui donc peut-on présenter cette carte ? En fait il ne sagit ni plus ni moins quune carte de visite de votre unité. Dans ce sens elle peut être utile à :
un nouvel arrivant : afin de laider dans la compréhension du nouveau référentiel professionnel quil intègre,
un postulant : lors dun entretien,
des homologues étrangers : à dessein de comprendre vos spécificités organisationnelles et techniques
les services en amont et en aval de votre activité afin de les aider à comprendre vos attentes,
responsable de lunité qui évitera les redites et évitera les omissions lors des présentations,
des proches, des amis, pour leur expliquer votre activité.
Bien entendu, et selon le contexte, la carte peut-être traduite en plusieurs langues.
CONCLUSION
En pratique nous conseillons dassocier toute léquipe de lunité (service / département) à cette démarche puis à sa mise en place. Une fois la carte créée, chacun des collaborateurs deviendra alors un représentant du message que vous avez voulu transmettre. Notre expérience montre que cette démarche crée un véritable dynamisme et une grande motivation.
La gestion de la performance peut aussi passer par un sentiment « dunité ».
REFERENCES
Philippe TACHE « Organiser un service ou une unité » – Editions dOrganisation 2005
(1) Cf. la définition dans http://s229438522.onlinehome.fr/2008/01/10/les-categories-12/
(2) I.e. le contexte de la carte
Article complet au format PDF.