INTRODUCTION
Le rendez-vous, quil soit personnel ou professionnel, est une chose très simple mais qui peut vite devenir un cauchemar une fois sur le terrain.
Exemples :
adresse pas claire (ou pas lisible), voir carrément erronée,
oublie du nom du correspondant (oui cela peut arriver),
perte du numéro de téléphone,
confusion dans la date ou lheure, voir les deux en même temps,
pas de solution de rechange en cas de problème de transport (grève, incidents divers, etc.).
Pour pallier ces petits aléas de la vie quotidienne, nous vous proposons à laide de cartes à vivre (1), de réaliser des modèles réutilisables qui, nous le souhaitons, vous seront dune très grande aide le moment venu.
LE CONTEXTE DE LA CARTE
Le contexte dune carte mentale est défini par une image de fond ou darrière plan. Dans le cas qui nous occupe il sagira dune image du lieu du RDV récupérée sur internet via, par exemple, « Google Maps » ou « Mappy » (2).
Pour bien visualiser le lieu, limage sera positionnée au centre de la carte (3). Une transparence dimage à 50% est largement suffisante pour respecter léquilibre entre limage et les mots-clefs, et conserver ainsi limpression dune carte mentale.
Le passage par un logiciel de retouche dimages est simple mais indispensable si lon ne veut pas se retrouver à gérer des fichiers trop importants.
LES PRINCIPAUX MOTS-CLES
Ils sont peu nombreux et se réduisent aux items suivants :
comment ? : (par quel moyen se rendre au RDV ?) train, bus, RER, métro. En fonction de limportance du RDV, il peut être sage de prévoir une solution de rechange,
quand ? : la date et lheure devraient suffire
où ? : le lieu du RDV peut être enrichi par les coordonnées de la personne à rencontrer,
pourquoi ? : cet item sapplique surtout aux RDV professionnels. Il aborde deux questions Qui ? et Quoi ? On pourra aussi lutiliser pour y attacher des commentaires propres au contexte ou à une liste de choses à aborder ou à rappeler.Du fait de leur récurrence, ces mots-clés peuvent constituer les éléments de base (libellés + icones) dun modèle de carte de RDV.
(1) La carte mentale du RDV peut tout aussi bien être une carte à vivre (mémo) quune carte à communiquer
(2) La liste nest pas limitative
(3) Sous « Google Maps » une flèche indique lendroit
Exemple de RDV sous forme de carte mentale :
La liste des items nest pas limitative, elle peut être enrichie dune liste dinformations ou de recommandations telles que :
les habitudes alimentaires du contact,
la situation familiale,
les origines,
les points sensibles du RDV à ne pas évoquer
etc.
A dessein de toujours respecter la lisibilité de la carte, nous suggérons de mettre les informations/recommandations dans un « mot-clé flottant » positionné sur lun des cotés.Sous réserve que toutes les informations soient réunies, ce qui est toujours le plus long, la réalisation proprement dite de la carte ne prend que quelques dizaines de minutes. Elle sachèvera par un export dun fichier au format PDF.
La démarche est peu chronophage par rapport aux énormes avantages constatés sur le terrain.
RESPONSABLITE ET MISE A JOUR DE LA CARTE
A titre personnel les problèmes de réalisations et de mises à jour ne se posent pas. Cependant dans un contexte professionnel nous suggérons que la démarche incombe à un secrétariat ou à un(e) assistant(e) qui pourrait centraliser les demandes.
CONCLUSION
Réunir toutes les informations dun RDV sur une seule page nous a rendu service plus dune fois. Cependant nous suggérons de partir avec 2 exemplaires car la perte inopinée de votre carte mentale (coup de vent, tâches de café, etc.) peut réduire à néant une très bonne initiative.
Par ailleurs, à lheure de la diffusion des récepteurs GPS, nous pensons que la réalisation de modèles de cartes mentales de RDV est un excellent complément.
Article complet au format PDF