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LA CARTE DE LA SOUTENANCE

Il peut être surprenant que la seconde carte mentale à créer soit celle de la présentation de la soutenance.
A cela deux raisons : premièrement ce type de document est toujours traité à la dernière minute, et subit, de ce fait, une altération en terme de contenu qui pénalise le stagiaire ainsi que la valorisation du travail réalisé. C’est une auto-sanction !
Deuxièmement le fait de penser à la finalité du stage évite les dérives et permet de mieux gérer son propre planning. Bien entendu cet argument n’a de sens que si l’on s’astreint à mettre à jour régulièrement la carte.

La carte que nous proposons est une carte à communiquer, i.e. elle s’inscrit dans la perspective de présenter des informations à un groupe (le jury). Elle est composée des items suivant :

• le contexte : Il rappelle l’environnement du stage et peut être décrit sur une diapositive,
• le sujet du stage : La règle à respecter est de 1 diapositive/minute. C’est une approximation car tout dépend de la densité des informations à présenter,
• le bilan : Il s’agit ici de faire état des points positifs et des difficultés rencontrées durant le stage. Il est d’usage d’équilibrer les propos Exemple : 3 points positifs – 3 difficultés rencontrées. Une diapositive est suffisante,
• les questions : C’est généralement la dernière diapositive affichée que le jury aura sous les yeux durant la période des questions. Par convention elle est vide, mais il pourrait en être autrement. En effet pourquoi ne pas utiliser cette page : soit pour résumer sous forme graphique (carte mentale, logo, etc.) le travail réalisé, soit faire passer un message ?

NB : Il ne faut pas oublier que les logiciels de « Mind-Mapping®» du marché permettent d’exporter et d’importer les données vers des documents WORD et/ou POWERPOINT. Cela peut se révéler très utile lors de mises au point.

LA CARTE DU CONTEXTE

La carte mentale du « contexte » est composée de toutes les informations inhérentes à l’environnement du stage. Elle ne comporte que des données connues. Elle n’a pour vocation que de servir de mémo. C’est ce que nous appelons une « carte à vivre ».
Nous vous proposons ci-dessous quelques items qui peuvent constituer une première approche :

• l’entreprise : Le nom, les coordonnées, le nom du responsable de stage ainsi que ses coordonnées, les coordonnées des services administratifs ainsi que tous les documents relatifs aux stages. Ces documents pourront être ajoutés dans la carte sous forme de liens,
• l’école ou l’université : Les coordonnées, les différents contacts, les périodes de disponibilité et les attentes du responsable de stage, les contraintes liées au stage,
• les conditions du stage : La durée, la période du stage, le sujet, la convention sous forme de document, les congés.

Il faut peut de temps pour mettre en place ce type de carte car il ne s’agit ici moins de privilégier le coté graphique que les données.

Cette carte peut être complétée en sollicitant le responsable de stage sur la manière dont il voit le déroulement du stage et en particulier :

• l’organisation du travail (le badge, les horaires, les absences, etc.)
• le poste de travail et ses contraintes,
• les documents d’entreprise à compulser,
• la fréquence des réunions et le type de « reporting »,
• la liste des contacts utiles au sein de l’entreprise en relation avec le sujet.

La liste n’est pas exhaustive, mais nul doute que le stagiaire créera la surprise s’il arrive avec tous ces éléments, démontrant ipso facto une bonne organisation.

PRESENTATION

1.Introduction
Jusqu’à maintenant le stage en entreprise, qui était souvent associé à une formation post-bac, se déroulait généralement en suivant le cycle classique :

• accueil au sein de l’entreprise,
• développement du sujet,
• période de rédaction,
• préparation de la soutenance,
• soutenance devant un jury,

avec, en fin de compte, toujours les mêmes constats :

• rédaction tardive du rapport de stage,
• préparation insuffisante, et pas toujours adaptée, de la soutenance,
• retour d’expérience non valorisé et non comptabilisé,
• gestion inexistante du stage en mode projet,
• fatigue et stress croissants en fin de stage.

Cette organisation incomplète a toujours répondu aux objectifs fixés, mais sans réellement se remettre en cause ni s’adapter, avec aujourd’hui une véritable interrogation sur son efficacité.

En effet, force est de constater que le monde de l’entreprise a changé et que le stage achoppe de plus en plus aux contraintes fortes qui en découlent :

• changements de priorités,
• modifications des organisations,
• restrictions des budgets,
• etc.

Ces situations ne sont pas sans conséquences sur son déroulement : sujet tardif, périmètre flou, redéfinition des objectifs, avec à la clé un stress croissant et des stagiaires en proie au doute. Bien que le tableau ne soit pas si noir, il faut quand même noter que le contexte du stage en entreprise n’est plus ce qu’il était. Face à ces nouvelles réalités le stagiaire va devoir apprendre à gérer des situations de plus en plus complexes sans pour autant avoir tous les outils nécessaires. Il nous apparaît donc nécessaire de repenser le cadre du stage en entreprise.

Dans ce sens nous proposons une nouvelle approche qui vise 3 objectifs :

• aider le stagiaire à mieux structurer l’organisation de son stage,
• faciliter son adaptation au contexte changeant de l’entreprise tout en améliorant ces performances,
• formaliser l’expérience acquise durant cette période à dessein de capitaliser son savoir-faire.

2.Les quatre cartes mentales (« Mind-Maps®»)
Notre approche va se traduire par la réalisation d’un cadre de référence composé de 4 cartes mentales:

• la carte du contexte,
• la carte de la soutenance,
• la carte du rapport de stage,
• la carte du retour d’expérience.

Ces différentes cartes vont pouvoir être établies rapidement et sans difficultés car, bien qu’il n’en soit pas toujours conscient, le stagiaire possède déjà beaucoup d’informations en amont du stage.

3.Les bénéfices attendus
Les gains escomptés se traduiront par :

• Une meilleure organisation : les informations inhérentes au stage sont structurées et à disposition d’où un gain de temps. Les 4 cartes permettent un meilleur suivi des actions à réaliser et des contraintes.
• Une diminution du stress et de la fatigue : la vision globale des cartes stimule la mémoire et permet de recoordonner ses actions et le reste à faire.
• Un gain de performance : il y a performance car il y a maîtrise de toutes les étapes du stage. Par ailleurs le cadre de référence permet une meilleure créativité.

4.Le public visé
Le public visé par notre approche concerne d’une part les étudiants d’établissements d’enseignement supérieur (Ecoles, Universités) amenés à faire un stage en entreprise d’au moins 3 mois, d’autre part les responsables de stage en entreprise qui peuvent voir ici un moyen, certes original mais pratique, d’améliorer l’encadrement.