JPC’S BLOG

 L’auteur de ce blog a été interviewé par Cindy THEYS du site www.nomadity.be. Cette interview se divise en 3 parties :

• Rencontre avec un passionné de Mind-mapping
• Mind-mapping : simplicité de la carte
• Mind-mapping et créativité

N’hésitez pas à laisser vos commentaires.

INTRODUCTION

Et vous que faites-vous dans la vie ? Cette question résonne comme un leitmotiv lors de nouvelles rencontres. Mais pas seulement !, car nos proches sont souvent peu au fait des détails de notre vie professionnelle. En général les choses se compliquent dès qu’il s’agit d’expliquer de manière simple ce que nous faisons et dans quel environnement. Pour pallier ce problème nous vous proposons, à l’aide d’une carte à communiquer (1), de présenter l’activité de votre unité (Service ou département) de manière originale.

LA CARTE MENTALE DE VOTRE UNITE

Les items suivants peuvent constituer un bon début :

• le contexte : L’environnement de l’unité (L’organisation, le rattachement, etc.)
• l’histoire : Quelle est son histoire ? Y-a-t-il des anecdotes ?
• les missions : Quels sont les missions qui lui sont affectées ? (On pourrait aussi parler de catalogue de services).
• l’organisation : Quels sont les membres de l’équipe ? Quelles sont ses contraintes ?
• l’environnement technique : Dans le cas d’une unité informatique il est toujours intéressant de rappeler les logiciels utilisés (Les éditeurs, les versions, etc.)
• les valeurs : Quelles sont les valeurs de l’unité qui participent à la culture de l’entreprise ? On est toujours un peu surpris des réponses quand on pose la question à ses collègues.
• les clients : Quels sont les clients de votre unité ? (Clients intérieurs et fournisseurs)
• la qualité : Comment la qualité est-elle mesurée ? Suivant quels critères ? Quelle fréquence ?

Exemple de carte mentale d’une unité (Service/Département) :

Bien-entendu la liste n’est pas exhaustive. A dessein d’être véritablement percutant, nous suggérons qu’une photo de l’équipe (2), figure en arrière plan. Pour parfaire le résultat on ajustera le paramètre de transparence. Le résultat est garanti en terme de communication.

LE PUBLIC VISE

Mais à qui donc peut-on présenter cette carte ? En fait il ne s’agit ni plus ni moins qu’une carte de visite de votre unité. Dans ce sens elle peut être utile à :

• un nouvel arrivant : afin de l’aider dans la compréhension du nouveau référentiel professionnel qu’il intègre,
• un postulant : lors d’un entretien,
• des homologues étrangers : à dessein de comprendre vos spécificités organisationnelles et techniques
• les services en amont et en aval de votre activité afin de les aider à comprendre vos attentes,
• responsable de l’unité qui évitera les redites et évitera les omissions lors des présentations,
• des proches, des amis, pour leur expliquer votre activité.

Bien entendu, et selon le contexte, la carte peut-être traduite en plusieurs langues.

CONCLUSION

En pratique nous conseillons d’associer toute l’équipe de l’unité (service / département) à cette démarche puis à sa mise en place. Une fois la carte créée, chacun des collaborateurs deviendra alors un représentant du message que vous avez voulu transmettre. Notre expérience montre que cette démarche crée un véritable dynamisme et une grande motivation.
La gestion de la performance peut aussi passer par un sentiment « d’unité ».

REFERENCES

Philippe TACHE – « Organiser un service ou une unité » – Editions d’Organisation – 2005

(1) Cf. la définition dans “http://s229438522.onlinehome.fr/2008/01/10/les-categories-12/”
(2) I.e. le contexte de la carte

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INTRODUCTION

C’est incroyable le nombre d’informations dont nous disposons sur notre entreprise ! Que ce soit : par internet, par notre intranet, ou par le service de la communication, qui alimente régulièrement nos messageries et les présentoirs des halls d’entrées, nous sommes inondés par ce flux incessant de nouveautés. Quantité ne signifiant pas qualité, nous sommes devant un dilemme quand nous est posé la question « Que fait votre entreprise ? ».
Pour sortir de cette situation inconfortable, nous vous proposons de synthétiser, sous forme de carte mentale, les principales informations que vous possédez.

LES DIFFERENTS ITEMS DE LA CARTE

Pour démarrer nous vous proposons les items suivants :

• le nom : La raison sociale et l’adresse du siège sociale,
• l’historique : Quand fut crée votre entreprise et par qui ? y-a-t-il eut des évolutions ? Lesquelles ?,
• les activités : Quels sont ses secteurs/branches d’activités ?,
• les caractéristiques : Nous vous en suggérons trois : le nom du PDG, le nombre d’employés et le chiffre d’affaire. La difficulté réside ici moins dans le nombre que le public visé,
• l’organisation : Si vous le souhaitez vous pouvez indiquer les filiales et les succursales mais aussi l’organigramme,
• les valeurs : Voilà ou moins un bon moyen de mettre tout le monde au diapason, car il suffit de poser quelques questions pour être surpris des réponses,
• la presse : Il peut y avoir deux types de presse : interne et externe. La fréquence de parution peut être une information intéressante,
• les implications : Afin de soigner leur image de marque les entreprises s’impliquent dans nombre d’activités : respect de l’environnement, événements sportifs et culturels, etc.,

Exemple de carte mentale :

  Bien entendu votre carte peut-être beaucoup plus complexe. Cependant nous vous suggérons de tenir compte du facteur « lisibilité » qui peut s’exprimer sous la forme d’un ratio : surface de la page / nombre d’informations.
Pour rendre votre message sera plus percutant vous pouvez insérer une image de fond ( Photo de votre entreprise, photo de l’équipe dirigeante, etc.). L’impression d’ensemble risque fort de vous étonner.

UNE SEULE CARTE ?

Dans le cas d’entreprises importantes, une seule carte peut ne pas suffire. Ce n’est pas une difficulté en soi car certain logiciel possède un explorateur qui permet de stocker et de centraliser dans un même fichier toutes vos cartes.

CONCLUSION

De notre point de vue cette démarche individuelle est l’occasion de se resituer dans une vision d’ensemble. Cependant elle n’en présente pas moins une faiblesse au niveau collectif. En effet la multiplication de ces initiatives non concertées pourrait déboucher sur des visions déformées voir incohérentes de l’entreprise. Pour éviter d’en arriver là il serait plus logique que les différentes Directions de la communication prennent en charge ce type de réalisation. Ce serait le meilleur moyen, nous semble t-il, de rester maître du contenu tout en faisant preuve d’originalité.

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INTRODUCTION

Un des temps forts de l’entreprise est l’accueil d’un nouveau collaborateur. D’abord parce qu’il va être porteur d’un savoir-faire, ensuite parce qu’il va participer à l’ambiance d’une équipe. Cependant nous avons le sentiment que ce moment privilégié se perd et qu’il suffirait souvent de peu d’efforts pour en restituer toute la saveur. Dans ce sens nous vous proposons une démarche de mise en place d’un livret d’accueil, sous forme de carte mentale, construite autour du parrainage.

LE RÔLE DU PARRAIN

Une carte mentale seule est un bon début mais n’a pas vraiment de sens en soi. Il va falloir la dynamiser et pour cela la présence d’un parrain est indispensable. Il va être le fil conducteur qui va garantir une bonne intégration du nouvel arrivant jusqu’à la fin de la période d’essai. Nous pensons, et ce n’est là qu’une suggestion, qu’un cadre présent depuis de longues années au sein de l’établissement pourrait parfaitement jouer ce rôle car il connait souvent bien l’histoire et les anecdotes qui s’y rapportent. Voilà donc une mission qui pourrait parfaitement convenir à nos ainés si proche du départ du monde professionnel.

LE LIVRET SOUS FORME DE CARTE MENTALE

Le modèle de carte mentale que nous vous proposons est composé des items suivants :

• le parrain (ou l’autorité compétente) : Ses coordonnées professionnelles : Tél, service, bureau, fonction, etc.,
• présentation de la structure : Pratiquement ce sera au manager de l’équipe de présenter sa structure en termes : d’activités, de logiciels utilisés, de méthodologie de travail, de normes, d’US et coutumes, etc.,
• les informations générales : Cet item peut regrouper toutes les informations concernant le poste de travail ( Help Desk ) mais aussi le fonctionnement des salles de réunions. On n’omettra pas de décrire le fonctionnement des ressources informatiques telles que les imprimantes, la photocopieuse et le FAX. L’expérience nous montre que la méconnaissance de ces appareils engendre une perte de temps mais surtout une perte de papier phénoménale !,
• les informations administratives : Indiquer ici quel est le responsable administratif pour toutes les questions liées au versement du salaire, aux arrêts maladies, à la convention collective. On pourra aussi ajouter les N° de téléphone de l’infirmerie et de la sécurité (Badge, accès sécurisés, etc.),
• les informations pratiques : Dans cet item on peut regrouper les informations sportives et culturelles (C.E) et à l’occasion indiquer les adresses de restaurants sympathiques et/ou peu onéreux,
• le questionnaire d’accueil : Ce questionnaire est à destination du service RH à dessein de préparer un éventuel entretient de fin de période d’essai. Nous suggérons qu’il soit rempli par le nouvel arrivant. L’objectif de ce questionnaire est d’aider à mieux communiquer, voir à proposer de nouvelles idées. Parfois un regard extérieur est toujours enrichissant,
• Frequent Asked Questions : Structurées par thèmes, elles peuvent être regroupées dans un fichier et enrichies progressivement. Si cela est possible nous suggérons d’associer à cette carte un plan numérisé du quartier sous forme PDF.

Exemple de livret sous forme de carte mentale :

Bien entendu la liste des items proposée n’est pas exhaustive. Elle peut ne pas correspondre au fonctionnement de votre organisation. Dans ce cas on conservera l’idée pour mieux l’adapter à vos contraintes. Pour ceux qui veulent aller plus loin, la possibilité de mettre une image en arrière plan est toujours possible. En peu de temps on arrive à concrétiser une carte mentale très satisfaisante.

RESPONSABLITE ET MISE A JOUR DE LA CARTE

Une question demeure : qui est responsable de la mise en place de ce type de carte mentale ? Bien que ce point dépasse le cadre de notre objectif, nous pouvons éventuellement suggérer quelques pistes. Par exemple on pourrait imaginer que le service RH constitue un modèle de base qui serait adapté par les managers (ou un membre de leurs équipes) suivant leurs besoins. Par ailleurs le rôle du parrain n’est pas à exclure dans la mise en place et l’adaptation de cette carte. Ce serait un bon moyen d’y ajouter un peu de motivation.

CONCLUSION

A l’heure actuelle nous ne pouvons témoigner de la réussite complète de toute la démarche. Cependant la mise en place seule de la carte mentale, avec le souci de la dynamiser, à reçu un bon accueil dans les services qui ont décidés de se lancer dans l’aventure.

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