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COÛTS ET BUDGET

Notre propos ici est de faire apparaître tous les coûts (directs et indirects) qui vont participer à l’acquisition d’un ordinateur. Cependant, et avant d’entrer dans les détails, il nous semble important d’évoquer un service nécessaire : l’assistance et la formation.

1.Assistance et formation

En pratique, et après moult années de pratique dans le monde Microsoft®, nous constatons que l’outil informatique réserve toujours son lot de surprises comme par exemple :

• Des logiciels toujours plus gourmands en place mémoire,
• des messages utilisateurs peu clairs,
• un système d’exploitation Windows® pas toujours très fiable avec régulièrement de nouvelles mises à jour (5),
• des problèmes de compatibilité entre logiciels et système d’exploitation (surtout dans les évolutions de versions),
• etc.

Bien-entendu notre propos n’est pas de décourager le lecteur mais de l’inviter à considérer qu’il est fortement conseillé de recueillir quelques conseils avant de se lancer dans l’aventure informatique.

Dans ce sens nous pensons que, pour les personnes novices en la matière, le recours à une assistance payante est à considérer avec intérêt dans le prix d’achat d’un nouvel ordinateur. Il est de plus en plus commun de trouver aujourd’hui des produits accompagnés par une offre de service. Pourquoi cela ne marcherait-il pas avec l’informatique ?

Que penser d’une personne qui devrait se rendre en voiture, dans un lieu situé à plusieurs centaines de kilomètres de chez elle, sans savoir conduire, sans connaître le code de la route et perdue dans l’utilisation du GPS ? Peut-être la comparaison est-elle un peu exagérée (et encore) avec l’informatique mais force est de reconnaître que l’acquisition d’un ordinateur ne se limite pas à l’utilisation de son système d’exploitation. Il devient donc évident qu’une formation de quelques heures n’est pas un luxe pour les néophytes.

Nous recommandons vivement que l’assistance et la formation soient budgétées même si en pratique d’autres solutions sont mises en place (Collègue de travail, voisin, amis, etc.).

(5) En faisant référence à Esope, on peut considérer le monde Windows® comme étant « le meilleur et la pire des choses ». Chacun défendra son point de vue avec intérêt, mais force est de reconnaître qu’il est difficile pour la firme de Redmond (Washington) de produire un système d’exploitation fiable et sécurisé après plus de quinze ans d’expérience (Microsoft commercialise Windows 3.1 en Avril 1992). Sincèrement cela rend perplexe !

2.Le budget total

Le budget total sera donc composé de 3 parties :

Le matériel

• l’achat de l’unité centrale (Carte mère, mémoire, processeur, carte garphique) et des périphériques de base (Ecran, clavier, souris),
• l’achat des périphériques secondaires (Imprimante, scanner, disque dur externe, clé USB WIFI, haut-parleurs, etc.),
• l’achat des matériels de connectique (Multiprise, rallonges électriques, HUB pour ports USB supplémentaires, câble Ethernet, etc.),
• les fournitures diverses (DVD vierges, CD vierges, rame de papier, cartouches imprimantes, etc.),
• installations (Electrique, prise de téléphone supplémentaire, etc.).

Les services

• le coût d’assemblage (dans le cas d’un achat en pièces détachées),
• l’extension de garantie (Par exemple 5 ans),
• l’assistance et support,
• la formation,
• l’abonnement à internet (Téléphone + internet).

Les logiciels et les documents

• Les logiciels (acquisition + mise à niveau),
• les livres (ouvrages de références),
• les revues (abonnement, achat occasionnels, photocopies, etc.).

Le coût du rebut, ou écologique, qui n’apparaissait pas il y a quelques années encore est à prendre en compte. Cependant pour simplifier la tâche il est intégré dans le prix d’achat d’un appareil (Transparent donc pour l’acheteur).

Bien que certains coûts soient optionnels, et restent en grande partie à la discrétion de chacun, il n’en reste pas moins que l’on voit émerger deux coûts principaux :

• le coût d’acquisition du matériel,
• et le coût récurrent.

Nous constatons donc qu’acquérir un ordinateur n’est pas seulement l’objet d’une dépense de quelques centaines d’Euros, mais aussi et surtout un budget mensuel auquel il faut penser (6).

(6) Même s’il existe peu de chance que l’ordinateur tombe en panne après la période de garantie, il pourrait être prudent de budgéter d’éventuelles réparations.

Pour résumer, nous proposons ci-dessous la carte mentale des coûts :

LISTE DES TÂCHES & SUIVI

Après avoir défini le cahier des charges et le budget du projet, il est indispensable d’établir la liste des actions, ou tâches, à mener avant de se lancer dans l’aventure.

Sans être exhaustif, nous vous proposons cinq actions principales à mener :

1.Définir le planning : Cette tâche consiste à définir le temps alloué à chaque action (ci-dessous),
2.mettre en place la carte du projet : Cf. ci-dessus,
3.faire une étude des prix : Indispensable avant de jeter son dévolu sur une « promotion »,
4.définir le budget et son financement : Définir le coût d’acquisition et les coûts récurrents (Cf. ci-dessus),
5.vérifier l’environnement informatique : Ai-je chez moi un endroit dédié à l’informatique (Confort et sécurité) ?

Ci-dessous un exemple de carte mentale avec la liste des tâches à mener :

Les différents icones vous permettront de mettre à jour votre carte. Bien entendu cette carte n’est qu’un début et toute action menée devra être indiquée. Il est vrai que cela représente une contrainte, mais êtes-vous sûr que vous n’achèterez qu’un seul ordinateur dans toute votre vie ? Peut-être apprécierez-vous de retrouver la démarche et, si besoin, de l’enrichir !

NB :
Entre l’achat et le rebut, un ordinateur à une durée de vie moyenne de 4 à 5 ans. Bien entendu cela dépend de l’usage que l’on en fait !

CONSEILS

Si vous êtes débutant en informatique, nous donnons ici quelques conseils de base qu’il est toujours bon de se rappeler :

1.Prendre son temps pour définir complètement ses besoins,
2..acheter une solution simple (et si possible évolutive),
3.éviter d’acheter des matériels dits compatibles. Choisir des marques connues du domaine,
4.vérifier que le nouvel ordinateur est compatible avec les périphériques existants et futurs (imprimantes, disque dur externe, etc.),
5.ne pas se laisser leurrer par des promotions sans garanties associées (Le service qui accompagne un produit est indispensable),
6.demander autour de soi même pour des choses très simples. Par exemple il nous a fallu plus d’un mois avant de choisir le bon fournisseur internet (Etude de prix, lecture des contrats, etc.),
7.être réactif dans le choix de l’ordinateur et des périphériques car les prix évoluent sans cesse et ce qui était vrai il y a un mois peut ne plus l’être.

CONCLUSION

C’est à la suite de désagrément constatés dans notre entourage personnel et professionnel qu’il nous a semblé utile de présenter notre démarche.
Que l’on ne s’y trompe pas, il n’y a pas que les débutants en informatique qui trébuchent sur le chemin de la connaissance du monde des PC et compatibles sous Windows®.
Nombre de nos camarades sont tombés (7) sur le chemin, et nous en perdons régulièrement du fait de la complexité du domaine.

Alors l’informatique est-elle vraiment faite pour ceux qui ne sont pas du sérail ?
La réponse est sans ambiguïté : non ! Penser que l’on va maîtriser tous les aspects liés à son nouvel ordinateur reste un rêve que l’on vend tous les jours et dans lequel s’engouffre moult personnes. Cependant un espoir existe si l’on arrive à faire sienne les qualités suivantes : rigueur, prudence et patience !

Bon courage !

(7) Tombés dans le piège.


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PRESENTATION

1.Introduction

L’achat d’un ordinateur est devenu chose courante de nos jours. Pourtant à y regarder de plus près l’affaire se complique un peu pour les néophytes en informatique.
Cela commence tout d’abord par choisir entre deux mondes (1) : celui d’Apple® avec son système d’exploitation (2) Macintosh® ou celui des PC et compatibles avec son système d’exploitation Windows® de Microsoft® (3). Même si le premier représente ~10% des parts du marché mondiale de la vente d’ordinateurs personnel (PC), il présente certains avantages à ne pas négliger :

• interface utilisateur ergonomique,
• solution technique intégrée,
• moins de virus informatique,
• compatibilité avec le monde Windows.

En revanche le coût d’acquisition est plus important et l’architecture technique moins évolutive.
Le monde Microsoft® est quelque peu différent, pour ne pas dire aux antipodes des avantages sus cités. Seulement voilà, il représente 80% des parts du marché mondiale de la vente de PC !

Bien que notre démarche reste assez généraliste et totalement applicable dans d’autres domaines, ne relevant pas obligatoirement de l’informatique, c’est tout de même vers le monde Microsoft® que nous orienterons nos propos.

Pour le non-initié, la quête de la maîtrise de l’outil informatique est longue et ingrate. Elle demande une foi sans faille et une forte détermination agrémentée de patience. Cela commence par le vocabulaire, savant dosage de termes anglo-saxons, pour continuer par le paramétrage du poste de travail digne d’un expert du domaine, pour terminer par d’énormes difficultés d’utilisation des logiciels quand on n’a pas les connaissances suffisantes.

Restons positif, certains ont réussi mais ils ne se portent pas toujours très bien !

Pour éviter d’être plongé de manière un peu violente dans ce monde impitoyable qui affecte vite le portefeuille, nous vous proposons de gérer l’achat de votre ordinateur comme un projet. Dans ce sens notre démarche sera organisée autour d’un cadre de référence composé de deux cartes mentales ou Mind-Maps® :

• la carte de définition du projet,
• la carte des tâches à réaliser et du suivi

(1) Nous parlerons ici de « Monde » par référence à une certaine philosophie, car la société Apple Inc.® commercialise, entre autres, des ordinateurs alors que la société Microsoft® est un éditeur de logiciels qui ne s’installent que sur des ordinateurs dit « compatible ».
(2) Le système d’exploitation est l’interface qui permet de gérer un ordinateur et ses périphériques.
(3) Par abus de langage nous appellerons « Monde Microsoft® », le « Monde des PC et compatibles sous Windows® ».

2.Bénéfices

Les principaux bénéfices de notre démarche seront les suivants :

• aider le futur acheteur à formaliser son expression de besoins,
• clarifier les coûts induits par l’achat d’un ordinateur.

3.Remerciements

Nous souhaiterions remercier M. Jean-Paul BORDESSOULE pour ses précieux conseils techniques, ainsi que tous nos autres collègues qui nous ont encouragés dans la rédaction de cet article.

MISE EN PLACE DU PROJET

1.Introduction

Que ce soit pour la famille, pour le bureau ou tout simplement pour faire de la recherche sur internet, l’achat d’un ordinateur n’échappe pas à deux composantes majeures de la gestion de projet : l’expression des besoins et le budget. C’est un projet personnel qui doit être géré comme tel et, dans ce sens nécessite une méthodologie.
Pour simplifier notre approche nous allons utiliser une carte mentale qui nous servira à exprimer notre besoin grâce à la méthode QQOQCPC.

Cette carte sera en quelque sorte le cahier des charges de notre projet. Cela signifie concrètement qu’elle permettra de discuter avec tout interlocuteur que l’on pourrait solliciter (Vendeur, collègue, ami, correspondant technique, etc.). Comment en parler autrement ?

2.La méthode QQOQCPC

Les principaux objectifs de la méthode sont les suivants :

• analyser une activité, décrire une situation, un problème, une solution, une idée,
• faciliter la prise de décision, de la mise en œuvre d’une solution, par le biais d’un questionnement ouvert (sans tabous),
• aider à la mise en place d’un plan d’actions.

Le questionnement est basé sur une série de 7 questions :

• Qui ? : qui est responsable ?, qui est concerné ?,
• Quoi ? : de quoi s’agit-il ?,
• Où ? : où se passe la situation ?, dans quel lieu ?,
• Quand ? : a quel moment ?, pendant combien de temps ?,
• Comment ? : avec quels moyens ?, quel matériel ?, quelles ressources ?,
• Pourquoi ? : faire quelque chose,
• Combien ? : combien cela va t-il coûter (maintenant, demain) ?.

Il existe plusieurs variantes de cette méthode qui reste largement utilisée dans le monde de l’informatique (4).

(4) Historiquement cette méthode, appelée « Hexamètre mnémotechnique » ou « QQOQCP », est due à Quintilien (en latin Marcus Fabius Quintilianus) qui était un rhéteur et pédagogue latin du Ier siècle apr. J.-C.
Il appliqua cette démarche de toute instruction criminelle : Quis, quid, ubi, quibus auxiliis, cur, quomodo, quando : Qui (a commis l’acte criminel), quoi (de quoi s’agit-il ?), où, avec quels moyens, pourquoi, comment, quand ?
Aujourd’hui elle est principalement utilisée dans la préparation de rapports (de journalistes, d’enquêteurs, etc.) et la gestion de projet (Source « http://fr.wikipedia.org/wiki/QQOQCP »).

3.La carte mentale de notre projet

La carte mentale que nous vous proposons va permettre d’établir l’expression des besoins. Elle s’inspire de la méthode décrite ci-dessus :

• qui ? : A qui est destiné cet achat ?, est-ce : pour soi-même, pour un parent, pour un ami, pour les enfants, etc. ? Bien-entendu les besoins du projet seront à adapter en fonction de la typologie des utilisateurs,
• quoi ? : Que souhaite t-on acheter ?, un ordinateur portable, un ordinateur de bureau ?, de quelle marque ?,
• où ? : S’il s’agit d’un ordinateur de bureau la question à se poser est celle du lieu d’installation, mais pas seulement ! Car la question du rebut est à prendre en compte à l’heure où l’écologie devient de plus en plus présente (A juste titre d’ailleurs !),
• quand ? : A quelle date l’achat est-il planifié ?,
• comment ? : Quel sera le circuit de distribution ? : Grande surface, internet, enseignes spécialisées ? Cette question n’est pas anodine car en cas de problème que ferez-vous ? Il est impératif de tenir compte de tous les services qui accompagnent votre futur achat. Attention aux garanties !!! Il est important de vérifier que l’on n’aura rien à payer pendant cette période et ce quelques soient les situations (Intervention sur site, transports, frais postaux, etc.),
• pourquoi ? : Il est ici question de développer l’utilisation que l’on fera de cet achat. Est-ce pour jouer sur internet ? Est-ce pour mon activité professionnelle ?
• combien ? : De quel budget disposez-vous ? Est-il strictement réservé à l’achat d’un ordinateur ou inclut –il la maintenance, l’extension de garantie, l’achat d’autres périphériques (imprimante, disque externe pour la sauvegarde, etc.) ?

Exemple de carte mentale d’un projet d’achat :

Non cette carte n’est pas longue à établir ! En revanche la réflexion à mener, concernant TOUS vos besoins (Présents et futurs), l’est davantage.

LA CARTE DU CARNET DE SANTE

La carte du carnet de santé contient nos données physiques ainsi que toutes les informations relatives à notre santé.
Cette carte, à destination des professionnels de la santé, est une carte à communiquer. Elle est constituée des items suivants :

• les données physiques : poids, taille (5), couleur des yeux, etc.,
• les examens : notre propos n’est pas de tous les lister mais de retenir les principaux que nous rencontrons régulièrement (les visites médicales d’entreprise et autre, les prises de sang, les radiographies, les bilans de santé (6)),
• le groupe sanguin : le type de groupe, les coordonnées du centre et la date,
• les vaccinations : elles sont de trois types : obligatoires (hépatite B, la diphtérie, le tétanos, la poliomyélite, la fièvre typhoïde, le BCG) (7), recommandées (Brucellose, leptospirose, rage, rubéole, hépatite A) et complémentaires notamment dans le cas de voyages à l’étranger (8).
• les recommandations : on indiquera ici les types d’allergies ainsi que tous les traitements spécifiques en cours : types, médicaments, etc.

Nous attirons l’attention, qu’en dehors des simples informations contenues dans cette carte, les différents organismes de santé (Mutuelle et CPAM) mais aussi les assurances, sont amenés à réclamer des pièces justificatives. A dessein de gagner du temps, nous suggérons donc d’indiquer, pour chaque examen qui le nécessite, l’endroit où sont rangés les documents associés (armoire, étagère, classeur, etc.).

Exemple de carnet de santé sous forme de carte mentale :

(5) Le rapport (Poids/Taille²) est utilisé pour évaluer la surcharge pondérale. S’il est supérieur à 25 nous sommes en surcharge.
(6) Les 12 examens clés du bilan de santé (Cf. « http://www.notretemps.com/article/index.jsp?docId=2283179 ») :

• la mammographie
• Frottis cervico-vaginal
• Dosage du taux de PSA
• Contrôle bucco-dentaire
• Contrôle de l’audition
• Contrôle de la vue
• Test de mémoire
• Prise de la tension artérielle
• Bilan sanguin
• Electrocardiogramme
• Radio des poumons
• Hémocult

(7) Cf. le site « http://www.sdv.fr/aimt67/dossier/point_vaccins.htm »
(8) Cf. le site de l’institut Pasteur : « http://cmip.pasteur.fr/cmed/voy/frame-listpays.html »

LA CARTE DE VIE

La carte de vie que nous proposons ci-dessous représente ce que nous appelons une carte à soigner ( ). Elle a comme vocation essentielle d’amener d’abord à une réflexion puis à une prise de conscience sur les problèmes de santé qui ont jalonné notre existence. A travers un retour d’expériences, elle va agir comme un miroir reflétant ce que nous portons, et ipso facto nous aider à mieux comprendre ce que nous sommes à travers le langage du corps.

Sans être exhaustif, et pour des raisons pratiques, nous avons limité la carte de vie aux 3 items suivants :

• les soins médicaux,
• les maladies,
• les opérations.

La démarche va être un peu différente de la description des cartes précédentes ou chaque item était explicité. Ce qui est important ici c’est l’esprit des cartes de vie qui nous rappelle que « tout est symbole ». Au travers d’un questionnement, et pour chaque item, des liens et des archétypes vont être établis avec notre environnement (familial, professionnel, médical, etc.) pour nous aider à comprendre le message inconscient que nous portons.

Prenons l’exemple de la maladie (ou « le mal a dit ») :

• quand a-t-elle eu lieu ? (Date, heure, etc.)
• dans quelles circonstances ?,
• pendant combien de temps ?,
• quel a été le traitement ?,
• qui l’a prescrit ? (Nom, adresse, N° de téléphone),
• quel âge avais-je à l’époque ?,
• un membre de la famille a-t-il eu la même maladie ? (Quand ? comment ?),
• quelles sont les conséquences de ma maladie sur mon activité professionnelle ?,
• etc.

La liste proposée n’est qu’un début et l’on comprendra bien notre cheminement qui vise à travers un ensemble de questions à repérer :

• les répétitions généalogiques (10),
• les identifications,
• les réminiscences,
• les secrets de famille,
• les non-dits,
• etc.

La carte peut être un excellent support de réflexion et de méditation. Cependant il convient d’être prudent car nous ne sommes pas égaux devant la prise de conscience. Le résultat escompté qui vise un bien être durable n’est pas délicat en soi mais plutôt le temps de traversé de l’épreuve qui est très variable d’une personne à l’autre. Dans ce sens une attention particulière sera donc portée aux personnes sensibles et aux enfants. Bien que la démarche puisse être individuelle et sans danger, nous pensons préférable de consulter un professionnel de la santé (Psycho généalogiste, thérapeute, etc.) qui sera à même de fournir le cadre nécessaire à travers un questionnement adapté.

Exemple de carte de vie :

(9) Cf. “http://emapsfree.fr/2008/01/15/les-categories-22/”
(10) « Nous sommes moins libres que nous le croyons. Sans le savoir, nous continuons la chaîne des générations et payons les dettes du passé de nos aïeux par une sorte de « loyauté invisible ». »
Anne ANCELIN SCHÜTZENBERGER : « Aïe, mes aïeux ! » » Edition Desclée de Brouwer – 1997

CONCLUSION

Mais qu’à t-on réellement gagné ?

En fait pas grand-chose au regard du nombre de documents. Beaucoup si l’on considère la maîtrise des données médicales et leurs utilisations dirigées vers un mieux être. Cependant il faut avouer que la mise à jour des cartes demande de la rigueur et de la continuité. C’est finalement le prix à payer pour notre « liberté ».

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INTRODUCTION

Les informations médicales nous concernant sont en général éparpillées et peu exploitées.

D’abord par le nombre de documents qui occupent notre quotidien, car ce n’est pas sans contraintes que l’on soit obligé de porter en permanence :

• Une carte vitale,
• Une attestation de la SS,
• Une carte de tiers payant (la mutuelle).
• Une carte de groupe sanguin et de facteur rhésus.

Le problème de tous ces papiers réside dans leurs pertes, leurs vols ou encore leurs dégradations. Car en plus de les remplacer s’ajoute la perte des informations contenues. La carte vitale n’est pas mieux lotie dans les mêmes circonstances, auxquelles s’ajoute une possible démagnétisation de la puce ou de son incapacité à la lire pour moult raisons. Par ailleurs la carte vitale nécessite un appareil pour lire les données ce qui n’est pas toujours pratique.

Ensuite le contexte médical occidental (1) est toujours vu comme une contrainte (démarches, appels, demandes, etc.), comme synonymes de douleur et de dépendance (2), mais jamais dans le sens d’une meilleur compréhension de soi-même à travers un retour d’expérience de notre parcours de santé. Mais est-ce bien son rôle ? Le contexte médical occidental est là pour nous apporter les soins nécessaires face aux aléas de l’existence, et il le fait de mieux en mieux, mais rarement pour expliquer les causes. L’adage qui prévaut dans le domaine est « le médecin soigne mais seul le malade guérit ».
Cependant on constate depuis quelques décades à un intérêt croissant pour le bien-être corporel. La vulgarisation des informations médicales (internet, revues, livres, etc.), le rapprochement entre les cultures occidentales et orientales à travers les thérapies mais aussi le yoga, amènent tout un chacun à une autre prise de conscience des besoins du corps et de son langage. En apparence seulement car il est encore et toujours question de tourner son regard vers l’extérieur (les nouveautés) mais jamais en nous-mêmes. Finalement la même question revient sans cesse : « Que comprenons-nous du langage de notre corps ? »

C’est pour répondre à l’ensemble de cette problématique, mais aussi pour toujours rester maître de nos données, que nous proposons de créer un cadre de référence, abusivement appelé « dossier médical », qui sera composé de 3 cartes mentales :

• la carte administrative,
• la carte du carnet de santé,
• la carte de vie.

(1) Corps médical, administrations, mutuelles, système d’organisation des soins, etc. Le mot « occidental » vient souligner la différence d’approche avec les orientaux qui sont dans le prédictif avant le curatif.
(2) En général le corps médical sait ce que nous avons, pas nous.

LES BENEFICES ATTENDUS

Les gains escomptés se traduiront par :

• Une meilleure maîtrise des données : nos données administratives et médicales sont visibles et accessibles à tout moment, à la différence de la carte vitale. En cas de perte ou de vol de nos documents, nos données sont sauvegardées et disponibles.
• Une prise de conscience pour un mieux être : à travers un retour d’expérience de notre parcours de santé, une compréhension des causes de nos différents accidents de la vie (maladies, opérations, soins, etc.) peut être envisagée. Cette reconnexion se traduira par un meilleur équilibre holistique (3).

(3) Holistique : du grec holos « entier »

REMERCIEMENTS

Nous souhaiterions remercier André MINYEMECK et Adèle CÔTE pour leurs conseils dont ils nous ont fait profiter lors de la relecture de cet article.

LA CARTE ADMINISTRATIVE

La carte administrative contient toutes les informations personnelles sur notre environnement médical. C’est une carte à vivre (mémo) (4) qui permet d’avoir sur une seule feuille les informations suivantes :

• le centre de sécurité sociale : les coordonnées du centre ainsi que quelques informations techniques, qui dans la vie de tous les jours vous semblent sans importance mais qui le deviennent quand le dialogue s’instaure avec d’autres types d’administrations (hôpitaux, assurances, etc.). Le numéro de SS, type de carte vitale, etc.,
• l’organisme de complémentaire santé (la mutuelle) : les coordonnées, les informations inhérentes au contrat choisi, le coût mensuel, le nom éventuel d’un contact, le site Web,
• le médecin traitant : les coordonnées, mais surtout les heures de consultations (cabinet et rendez-vous),
• les autres professionnels de la santé (spécialiste, dentiste, ostéopathe, psychiatre, kiné, etc.) : comme précédemment,
• l’établissement de santé : les principaux types sont : l’hôpital, la structure médico-sociale, l’EHPAD (Etablissement d’Hébergement pour Personnes Agées Dépendantes) et la psychiatrie. En fonction de la situation on pourra indiquer : l’adresse de l’établissement et son téléphone, le nom du responsable de l’établissement, les coordonnées d’un contact, etc.

Cette carte n’est qu’un canevas complètement adaptable en fonction de la situation et de la typologie des personnes (enfant, ado, adulte, senior, etc.). On pourrait, par exemple, ajouter les coordonnées de la pharmacie du quartier ou, pour les enfants, les coordonnées du pédiatre et le nom d’une personne à contacter en cas d’urgence (Parents, amis, voisins, etc.). Par ailleurs rien n’empêche d’associer des documents aux différents items (plan du quartier, photocopies des originaux au format PDF, etc.). L’objectif des cartes à vivre est, rappelons le, de ne pas rechercher sans cesse les mêmes informations. La règle en la matière est d’en mettre trop plutôt que pas assez.

Exemple de carte administrative :

(4) Elle devient une carte à communiquer si elle est faite par une autre personne. Par exemple les parents pour leurs enfants et les enfants pour leurs parents (les seniors).

LA CARTE DU RETOUR D’EXPERIENCE

1.Présentation
Le rapprochement Université-Ecole avec le monde de l’entreprise a toujours été nécessaire mais ambigu.
Nécessaire car cette période d’immersion en entreprise est l’occasion de se confronter aux diverses réalités du monde du travail et d’acquérir une expérience.
Ambigu car cette expérience n’est jamais abordée. Nous ne parlons pas ici de la soutenance qui a pu être brillante ou du rapport de stage qui a fait preuve d’un savoir-faire indéniable, mais de la description de tous les aspects du stage, positifs ou négatifs, qui sont venus se cristalliser pour former l’expérience.
Nous posons simplement la question : En quoi l’expérience transpire-t-elle à travers un rapport de stage ou une soutenance ?

De notre point de vue, il nous semble essentiel aujourd’hui d’aider l’étudiant à formaliser son expérience et ipso facto à s’interroger. Il paraît assez clair que ce processus d’autoréflexion lui permettra de prendre le recul nécessaire par rapport au vécu du stage.
Dans ce sens nous proposons de mettre en place une carte mentale, sous forme de carte à penser (1), utilisant le modèle SWOT (1)

2.L’analyse SWOT du retour d’expérience
SWOT signifie (Strenghs = Force, Weaknesses = Faiblesses, Opportunities = Opportunités, Threats = Menaces).

L’analyse SWOT consiste à placer au centre l’objet de l’étude (Un événement, une situation, etc.) et à développer les mots clefs suivants :

• la force représente tous les éléments favorables Internes qui entrent en ligne de compte dans le cas de l’analyse de l’objet de l’étude,
• les faiblesses représentent tous les éléments défavorables Internes qui entrent en ligne de compte dans le cas de l’analyse de l’objet de l’étude sous forme de constats,
• les opportunités représentent tous les éléments externes favorables qui peuvent être des axes d’améliorations ou d’opportunités à saisir lors de l’étude,
• les menaces représentent tous les éléments externes défavorables qui peuvent représenter des risques ou des menaces pour l’étude.

Ce type d’outil est très utile à partir du moment où l’on souhaite se faire une idée d’une situation. Il est très utilisé en management pour la prise de décision.

La carte mentale ci-dessous, sous forme d’analyse SWOT, est fournie à titre d’exemple à dessein d’illustrer notre propos sur le retour d’expérience d’un stage en entreprise :

L’objet de cette carte est de faire ressortir tous les points (Evénements, situations, etc.) qui ont marqué le stage. Il ne s’agit pas ici d’entrer dans le jugement mais d’être factuel. C’est un espace ouvert et personnel ce qui signifie qu’il vaut mieux en mettre trop que pas assez. Quelques semaines après le stage on pourra faire une sélection idoine.

3.Les enjeux de la démarche
Nous pensons que les enjeux de cette démarche sont importants en termes :

• d’enrichissements personnels,
• de démarche intellectuelle,
• et de base de connaissance.

Certaines méthodes de projets, comme SDLC (Software Development Life Cycle), imposent un document de fin de projet qui reprend, sans le dire, ce type de démarche. C’est donc, en autre, une bonne initiation à la démarche projet.

En appliquant systématiquement cette démarche, on arrive à mettre en évidence des thèmes récurrents très utiles pour aborder sereinement d’autres études (stage, projet, etc.).

4.L’entretien de présentation de la carte
Deux questions peuvent être évoquées dans notre démarche :

• un entretien est-il nécessaire pour présenter la carte du retour d’expérience ?,
• à qui la présenter ?

Il nous semble assez logique que durant la période d’apprentissage ce type de document soit présenté et sanctionné par une note. La question la plus délicate reste : A qui doit-il être présenté ?

Plusieurs pistes sont possibles :

• le responsable des stages coté (Université-Ecole),
• le responsable du stage coté entreprise,
• une personne neutre sans rapport avec le stage.

Il n’est pas aisé de répondre simplement à cette question car tout dépend du contexte. Dans tous les cas une extrême discrétion est à assurer car les éléments évoqués lors de l’entretien peuvent être sensibles.

(1) Une carte à penser implique un processus de réflexion, individuel ou collectif, visant à faire émerger une vision d’ensemble autour d’un thème donné.
(2) Cf. la présentation de B.DELVAUX à l’adresse : « www.idergie.fr/index/2007/08/14/64-analyse-swot »

CONCLUSIONS

Pour être utilisable notre cadre de référence a besoin de quelques pré-requis : d’abord posséder un logiciel de « Mind-Mapping®», ensuite récupérer le maximum d’informations utiles à la réalisation des cartes.

Par ailleurs notre approche sera d’autant plus efficace que les critères suivants seront respectés :

• Anticiper la préparation des cartes : Nous suggérons que toutes les cartes soient préparées en amont du stage. Cette préparation peut se faire collectivement ce qui permettra un gain de temps réciproque pour un groupe de stagiaires. D’un point de vue informatique on veillera à créer le cadre de référence sous forme de projet avec le logiciel utilisé.
• Gérer le stage comme un projet : Gérer le stage comme un projet, car telle est notre ambition, c’est : définir un planning (tâches, jalons, dates butoirs), assurer un suivi régulier et mettre à jour les cartes. Il va de soit que la notion de régularité est à apprécier en fonction du contexte du stage.

A l’heure où il est question de généraliser le stage en entreprise à toutes les formations universitaires, nous espérons que notre approche contribuera à une réflexion générale tant du côté des établissements d’enseignement supérieur que des entreprises.

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LA CARTE DU RAPPORT DE STAGE

1.Présentation
Il y a deux points à considérer dans le rapport de stage : le contenant et le contenu.

Le contenant dépend très fortement des contraintes propres à chaque établissement (école ou université). Cependant s’il était présenté sous forme de carte mentale il pourrait contenir les items suivants :

• la page de présentation (titre, logo, etc.),
• la page de résumé (Français, Anglais),
• la page de remerciements,
• la charte graphique,
• les polices de caractères utilisées,
• le type de reliure,
• etc.

Pour des raisons de diffusion et de mise à jour, il nous paraît logique que ce type de document, présenté sous forme de carte mentale, soit à la charge de l’établissement. Les logiciels actuels de « Mind-Mapping®» permettant facilement de générer des fichiers HTML, il est aisé de diffuser ce type de carte et pourquoi pas d’y associer des liens hypertextes vers d’autres documents.

Quant au contenu, dont il existe moult ouvrages traitant du sujet, nous nous limiterons dans notre approche à quelques items connus d’un rapport de stage :

• l’introduction,
• les développements,
• les axes futurs,
• les conclusions,
• les annexes,

que nous présenterons sous forme d’une pyramide de MINTO (1)

2.Le principe de la pyramide de MINTO
Le principe de la pyramide de MINTO est une technique de structuration de l’information qui précède l’écriture d’un texte (article, mémorandum, rapport, etc.). Cette technique divise les groupes d’idées au sein d’une structure pyramidale par blocs de mêmes niveaux eux-mêmes issus de blocs de granularité plus fine mais de niveaux inférieurs.

Chaque bloc participe au processus de réflexion suivant un raisonnement inductif ou déductif.

• le raisonnement inductif : processus de pensée par lequel les principes d’un argument (les blocs) aident à la conclusion mais ne l’assurent pas. Exemple ci-dessous chacun des éléments de niveau 1 répond à une question (Pourquoi ?, Comment ?, Où ?) sans assurer de conclusion sur le sujet de l’étude.
Il n’existe que 3 catégories d’arguments :

1.chronologique (premier, second, troisième),
2.structurelle (nature, spécificité des arguments. Exemple : service informatique, service commercial, service comptabilité),
3.hiérarchique (le premier argument le plus important, le second le plus important, etc.).

• le raisonnement déductif : processus de pensée par lequel la conclusion découle de faits connus à l’avance. Un élément (un bloc) mène logiquement au suivant (cf. schéma ci-dessous).

Illustrons notre propos par un exemple de la vie de tous les jours :

Les avantages du principe de la pyramide (2) sont connus pour :

• exprimer des idées avec clarté,
• évaluer des idées et en identifier leur importance relative,
• structurer le raisonnement suivant une argumentation logique,
• analyser son argument pour confirmer son efficacité.

Bien entendu les quelques lignes développées ci-dessus sont loin de couvrir toute la méthode et loin s’en faut. Cependant cela est suffisant pour la suite car ce qui nous importe ici concerne la phase qui précède l’écriture du rapport de stage.

3.Mise en place de la carte
Si nous appliquons le principe précédent au rapport de stage, nous constatons que les items précédemment décrits (l’introduction, le développement, les axes futurs, la conclusion, les annexes) vont constituer des arguments chronologiques.
A dessein de rendre plus lisible, mais surtout plus facile, la mise en place de la carte, nous avons opté pour une codification graphique ou :

• les arguments inductifs sont symbolisés par des rectangles bleus,
• Et les arguments déductifs par des formes oblongues de couleur rose.

La carte mentale que nous proposons ci-dessous résume les différents points évoqués:

La carte peut être enrichie par des liens de différentes couleurs permettant de mettre en relation 2 items suivant une typologie prédéfinie. Le bleu pourrait par exemple traduire la cohérence entre les différents blocs du document, le rouge les éléments importants à reprendre dans la conclusion.

Avec un peu de pratique on arrive à faire émerger la structure finale du document, quitte à faire des allers-retours en exportant les données vers un logiciel de traitement de texte (type Word, OpenOffice, Page…) à dessein de se faire une idée.

Tout au long du stage, il sera aisé de modifier et de vérifier les différents arguments sans véritablement se lancer dans la phase d’écriture. Le moment venu, i.e. la structure du document stabilisée, la rédaction s’en trouvera facilitée.

L’avantage immédiat de ce principe réside dans sa facilité d’adaptation et de reconfiguration avant même de se lancer trop rapidement dans l’écriture.

4.Conseil pour la rédaction
Nous ne ferons que citer Bertrand Labasse (3) : «Depuis la rhétorique antique, « l’art de communiquer » repose sur un principe fondamental : l’adéquation au destinataire. En cela, la communication s’oppose à l’expression. S’exprimer, c’est formuler essentiellement son message en fonction de ce que l’on a dire (l’objet prime sur le lien). Communiquer, c’est formuler avant tout son message en fonction de ceux à qui l’on s’adresse (le lien prime sur l’objet). D’où la règle, souvent répétée et effectivement primordiale, de toujours se mettre à la place de ceux à qui l’on s’adresse. »

(1) Cf. Elizabeth Guinot Bordini : « www.idergie.fr/index/2007/10/06/81-pyramide-barbara-minto »
(2) Barbara MINTO : « The pyramid principe » Third Edition – Prentice Hall 2002
(3) Bertrand LABASSE : « Comprendre son lecteur pour s’en faire comprendre » – Les cahiers de la communication interne N°13 – Septembre 2003.

LA CARTE DE LA SOUTENANCE

Il peut être surprenant que la seconde carte mentale à créer soit celle de la présentation de la soutenance.
A cela deux raisons : premièrement ce type de document est toujours traité à la dernière minute, et subit, de ce fait, une altération en terme de contenu qui pénalise le stagiaire ainsi que la valorisation du travail réalisé. C’est une auto-sanction !
Deuxièmement le fait de penser à la finalité du stage évite les dérives et permet de mieux gérer son propre planning. Bien entendu cet argument n’a de sens que si l’on s’astreint à mettre à jour régulièrement la carte.

La carte que nous proposons est une carte à communiquer, i.e. elle s’inscrit dans la perspective de présenter des informations à un groupe (le jury). Elle est composée des items suivant :

• le contexte : Il rappelle l’environnement du stage et peut être décrit sur une diapositive,
• le sujet du stage : La règle à respecter est de 1 diapositive/minute. C’est une approximation car tout dépend de la densité des informations à présenter,
• le bilan : Il s’agit ici de faire état des points positifs et des difficultés rencontrées durant le stage. Il est d’usage d’équilibrer les propos Exemple : 3 points positifs – 3 difficultés rencontrées. Une diapositive est suffisante,
• les questions : C’est généralement la dernière diapositive affichée que le jury aura sous les yeux durant la période des questions. Par convention elle est vide, mais il pourrait en être autrement. En effet pourquoi ne pas utiliser cette page : soit pour résumer sous forme graphique (carte mentale, logo, etc.) le travail réalisé, soit faire passer un message ?

NB : Il ne faut pas oublier que les logiciels de « Mind-Mapping®» du marché permettent d’exporter et d’importer les données vers des documents WORD et/ou POWERPOINT. Cela peut se révéler très utile lors de mises au point.

LA CARTE DU CONTEXTE

La carte mentale du « contexte » est composée de toutes les informations inhérentes à l’environnement du stage. Elle ne comporte que des données connues. Elle n’a pour vocation que de servir de mémo. C’est ce que nous appelons une « carte à vivre ».
Nous vous proposons ci-dessous quelques items qui peuvent constituer une première approche :

• l’entreprise : Le nom, les coordonnées, le nom du responsable de stage ainsi que ses coordonnées, les coordonnées des services administratifs ainsi que tous les documents relatifs aux stages. Ces documents pourront être ajoutés dans la carte sous forme de liens,
• l’école ou l’université : Les coordonnées, les différents contacts, les périodes de disponibilité et les attentes du responsable de stage, les contraintes liées au stage,
• les conditions du stage : La durée, la période du stage, le sujet, la convention sous forme de document, les congés.

Il faut peut de temps pour mettre en place ce type de carte car il ne s’agit ici moins de privilégier le coté graphique que les données.

Cette carte peut être complétée en sollicitant le responsable de stage sur la manière dont il voit le déroulement du stage et en particulier :

• l’organisation du travail (le badge, les horaires, les absences, etc.)
• le poste de travail et ses contraintes,
• les documents d’entreprise à compulser,
• la fréquence des réunions et le type de « reporting »,
• la liste des contacts utiles au sein de l’entreprise en relation avec le sujet.

La liste n’est pas exhaustive, mais nul doute que le stagiaire créera la surprise s’il arrive avec tous ces éléments, démontrant ipso facto une bonne organisation.

PRESENTATION

1.Introduction
Jusqu’à maintenant le stage en entreprise, qui était souvent associé à une formation post-bac, se déroulait généralement en suivant le cycle classique :

• accueil au sein de l’entreprise,
• développement du sujet,
• période de rédaction,
• préparation de la soutenance,
• soutenance devant un jury,

avec, en fin de compte, toujours les mêmes constats :

• rédaction tardive du rapport de stage,
• préparation insuffisante, et pas toujours adaptée, de la soutenance,
• retour d’expérience non valorisé et non comptabilisé,
• gestion inexistante du stage en mode projet,
• fatigue et stress croissants en fin de stage.

Cette organisation incomplète a toujours répondu aux objectifs fixés, mais sans réellement se remettre en cause ni s’adapter, avec aujourd’hui une véritable interrogation sur son efficacité.

En effet, force est de constater que le monde de l’entreprise a changé et que le stage achoppe de plus en plus aux contraintes fortes qui en découlent :

• changements de priorités,
• modifications des organisations,
• restrictions des budgets,
• etc.

Ces situations ne sont pas sans conséquences sur son déroulement : sujet tardif, périmètre flou, redéfinition des objectifs, avec à la clé un stress croissant et des stagiaires en proie au doute. Bien que le tableau ne soit pas si noir, il faut quand même noter que le contexte du stage en entreprise n’est plus ce qu’il était. Face à ces nouvelles réalités le stagiaire va devoir apprendre à gérer des situations de plus en plus complexes sans pour autant avoir tous les outils nécessaires. Il nous apparaît donc nécessaire de repenser le cadre du stage en entreprise.

Dans ce sens nous proposons une nouvelle approche qui vise 3 objectifs :

• aider le stagiaire à mieux structurer l’organisation de son stage,
• faciliter son adaptation au contexte changeant de l’entreprise tout en améliorant ces performances,
• formaliser l’expérience acquise durant cette période à dessein de capitaliser son savoir-faire.

2.Les quatre cartes mentales (« Mind-Maps®»)
Notre approche va se traduire par la réalisation d’un cadre de référence composé de 4 cartes mentales:

• la carte du contexte,
• la carte de la soutenance,
• la carte du rapport de stage,
• la carte du retour d’expérience.

Ces différentes cartes vont pouvoir être établies rapidement et sans difficultés car, bien qu’il n’en soit pas toujours conscient, le stagiaire possède déjà beaucoup d’informations en amont du stage.

3.Les bénéfices attendus
Les gains escomptés se traduiront par :

• Une meilleure organisation : les informations inhérentes au stage sont structurées et à disposition d’où un gain de temps. Les 4 cartes permettent un meilleur suivi des actions à réaliser et des contraintes.
• Une diminution du stress et de la fatigue : la vision globale des cartes stimule la mémoire et permet de recoordonner ses actions et le reste à faire.
• Un gain de performance : il y a performance car il y a maîtrise de toutes les étapes du stage. Par ailleurs le cadre de référence permet une meilleure créativité.

4.Le public visé
Le public visé par notre approche concerne d’une part les étudiants d’établissements d’enseignement supérieur (Ecoles, Universités) amenés à faire un stage en entreprise d’au moins 3 mois, d’autre part les responsables de stage en entreprise qui peuvent voir ici un moyen, certes original mais pratique, d’améliorer l’encadrement.